Faktury i plik do KSeF
Faktura z przyjętej wyceny albo raty klienta w kilka sekund: podgląd, „Wystaw”, link dla klienta i plik do wgrania w KSeF. 4 minuty
Konto: plan Firma – wystawia szef.
1Gdzie to jest
W trybie Firma: Firma → „Faktury” (1). Na kafelku widać, ile faktur czeka na wpłatę. Na górze listy – „Przyjęte wyceny bez faktury”, niżej przełącznik Wszystkie / Do zapłaty / Szkice.
2Nowa faktura
„+ Nowa faktura” (2) i wybierz: Z wyceny (pozycje, klient i VAT z przyjętej wyceny), Z raty klienta (zaliczka albo rata z „Płatności klienta” w projekcie), Faktura końcowa (cała wycena minus to, co już zafakturowane) albo Pusta. W Finansach przy wycenie bez faktury jest też przycisk „Wystaw”.
3Sprawdź i popraw
Szkic ma wszystko wpisane – sprawdź nabywcę (przy firmie wpisz NIP, przy osobie prywatnej zostaw puste), pozycje (ilość, j.m., cena netto), VAT (23%, 8%, 5%, 0%, zwolniony), termin płatności (7 / 14 / 30 dni albo „Inne…”), datę sprzedaży i uwagi. Szkic zapisuje się sam, gdy wychodzisz.
4Podgląd i „Wystaw”
„Podgląd i wystaw” pokazuje stronę A4 z Twoim logo i napisem „PODGLĄD” (3). Jeśli wszystko się zgadza – „Wystaw fakturę”: faktura dostaje numer z Dane firmy (np. FV 3/10/2026) i dzisiejszą datę. Numeracja w nowym miesiącu zaczyna się od 1 – chyba że sam zmienisz „następny numer” w Dane firmy.
5Wyślij klientowi
„Wyślij klientowi” wysyła link do faktury (WhatsApp, SMS, e-mail – jak w telefonie). Klient widzi fakturę, kwotę, numer konta, „Kopiuj dane do przelewu”, kod QR do zapłaty w aplikacji banku (na komputerze, kwota do 10 000 zł) i „Pobierz PDF / drukuj”. Gdy pieniądze wpłyną – „Oznacz jako opłaconą”.
6KSeF – sam, bez połączenia
Aplikacja nie łączy się z KSeF. Po wystawieniu dotknij „Pobierz plik do KSeF (XML)” (4) – to plik w urzędowym wzorze FA(3). Wgraj go w Aplikacji Podatnika KSeF (ksef.podatki.gov.pl), a numer KSeF, który dostaniesz, wklej w „Wpisz numer KSeF”. Na liście widać, które faktury są już „w KSeF”.
7Pomyłka na fakturze
Wystawionej faktury nie da się zmienić. Dopóki nie jest w KSeF – „⋯” → „Anuluj fakturę” (numer zostaje zajęty, link dla klienta przestaje działać) i wystaw nową. Fakturę, która jest już w KSeF, poprawia się fakturą korygującą w KSeF.
Wskazówka: Zwolniony z VAT? Ustaw „Zwolniony” w Finanse → Podatki i ZUS albo w Dane firmy – faktury będą bez VAT, z dopiskiem o podstawie zwolnienia (art. 113 ustawy o VAT).